PPLP PT PGRI PACITAN – Penggunaan anggaran tanpa menyalahi rencana anggaran berarti setiap pengeluaran dilakukan sesuai dengan alokasi dan tujuan yang telah direncanakan serta disetujui sebelumnya dalam dokumen rencana anggaran (RAB). Setiap item pengeluaran harus mencerminkan kebutuhan yang sudah diidentifikasi dan direncanakan dengan tepat, baik dari segi jumlah maupun jenis pengeluaran.
Mengutip dari Statuta STKIP PGRI Pacitan 2022 BB XI Sarana dan Prasarana “Pasal 83: ” ayat 1. Pengelolaan sarana dan prasarana yang diperoleh baik dari pemerintah, masyarakat atau pihak luar negeri diatur dan ditetapkan oleh Ketua; 2. Pengelolaan dan pemanfaatan sarana dan prasarana seperti dimaksud ayat (1)
diarahkan untuk mendukung kelancaran dalam penyelenggaraan tri darma PT dan pengembangan institusi; 3. Penambahan dan/atau penggantian sarana dan prasarana disesuaikan dengan perkembangan STKIP PGRI Pacitan, dan dengan kebutuhan serta perkembangan keadaan, serta ditetapkan oleh Ketua berdasarkan anggaran tahunan yang disetujui PPLP-PT PGRI Pacitan; 4. Penambahan dan/atau penggantian sarana dan prasarana dapat bersumber dari pihak lain yang ketentuannya disesuaikan dengan peraturan yang berlaku; 5. Tata cara pendayagunaan sarana dan prasarana untuk memperoleh dana guna menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi STKIP PGRI Pacitan, diatur dan ditetapkan oleh Ketua dengan persetujuan PPLP-PT PGRI Pacitan; 6. Pedoman perencanaan dan tata kelola, serta pengendalian sumber daya fisik STKIP PGRI Pacitan diatur dan ditetapkan oleh Ketua dengan persetujuan PPLP-PT PGRI Pacitan.”
Jika ada perubahan dalam penggunaan anggaran, misalnya penyesuaian kebutuhan atau perubahan harga, maka harus dibuat berita acara perubahan rencana anggaran. Berita acara ini berfungsi sebagai dokumen resmi yang mencatat alasan perubahan, persetujuan dari pihak terkait, serta penyesuaian angka atau pos anggaran baru yang disepakati. Langkah ini menjaga transparansi dan akuntabilitas, serta memastikan bahwa perubahan tetap sejalan dengan tujuan awal anggaran tanpa ada penyimpangan yang tidak sah.
Jika terjadi perubahan anggaran sudah diatur di Statuta STKIP PGRI Pacitan tahun 2022: Mengutip Pasal 86, sebagai berikut: ayat 1. R- APBPT yang sudah disahkan disebut sebagai APBPT; 2. АРВРТ seperti dimaksud pada ayat (5) dalam keadaan tertentu dapat dilakukan perubahan selanjutnya dapat diusulkan kepada PPLP PT PGRI Pacitan untuk mendapatkan persetujuan dan pengesahan; 3. АРВРТ Perubahan dilaksanakan untuk mengakomodir kebutuhan yang sifatnya penting dan mendesak yang tidak ada di APBPT tahun berjalan.
Langkah-langkah penggunaan anggaran yang benar meliputi:
- Perencanaan – Memastikan bahwa setiap alokasi anggaran dalam RAB sesuai dengan kebutuhan nyata dan tujuan kegiatan.
- Pelaksanaan sesuai RAB – Melaksanakan penggunaan anggaran sesuai dengan pos-pos yang telah disetujui.
- Monitoring – Memantau penggunaan anggaran secara berkala agar tidak ada penyimpangan.
- Persetujuan dan Dokumentasi – Jika ada perubahan, harus disetujui oleh pihak berwenang dan didokumentasikan dalam berita acara perubahan RAB.
- Pelaporan – Melaporkan penggunaan akhir anggaran dengan bukti-bukti yang sah untuk menjaga transparansi.
Dengan demikian, penggunaan anggaran tetap bisa fleksibel untuk kebutuhan yang berubah, namun tetap terjamin akuntabilitasnya.